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Piattaforma · Archivio documentale

Condivisione documenti per Comuni e fornitori

Ogni rapporto con un fornitore o un professionista ha il suo spazio riservato: i file arrivano verificati, accompagnati da un'impronta crittografica e visibili solo a chi deve vederli.

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In breve

Un posto sicuro per ogni scambio di documenti

Elaborati di progetto, rendiconti, relazioni, verbali: ogni giorno gli uffici ricevono e inviano documenti a fornitori e professionisti esterni. Quando lo scambio passa per e-mail, link temporanei o supporti fisici, diventa difficile sapere quale versione è quella valida, chi l'ha caricata e chi l'ha già scaricata.

My Cloud affronta il problema con una condivisione documenti per Comuni organizzata a spazi: uno per ufficio, per progetto o per fornitore, ciascuno con i propri utenti e ruoli. Al caricamento il sistema controlla formato, dimensione e versione, assegna al file un responsabile e ne calcola l'impronta crittografica, così l'integrità e il momento del deposito restano dimostrabili. L'ufficio stabilisce, cartella per cartella e documento per documento, chi può vedere e fino a quando: concluso un incarico, l'accesso dell'esterno si chiude da solo.

Ogni caricamento e ogni download generano un avviso e una riga nel registro delle operazioni. Il risultato per l'ufficio:

  • niente più allegati dispersi nelle caselle di posta personali;
  • documenti integri, con impronta hash e responsabile identificato;
  • accessi limitati nel tempo e uno storico completo, utile in caso di verifiche o contestazioni.

Funzionalità

Cinque strumenti per scambiare documenti in sicurezza

Le funzioni lavorano sugli stessi soggetti e fascicoli della piattaforma EntiPa: nessun archivio parallelo da tenere allineato.

  1. Spazi e utenti abilitati

    Si creano ambienti distinti per ufficio, progetto o fornitore. Ognuno ha i propri utenti e ruoli, quindi un professionista esterno entra solo nello spazio che lo riguarda e non vede il resto dell'archivio.

  2. Caricamento verificato

    Al momento del deposito il sistema controlla formato, dimensione e versione del file. Ogni documento ha un responsabile dichiarato, così non restano file anonimi o copie di cui nessuno risponde.

  3. Impronta crittografica

    Per ogni documento viene calcolato l'hash, un'impronta che cambia se il file viene alterato anche minimamente. Integrità e data certa del deposito restano verificabili nel tempo, senza strumenti esterni.

  4. Visibilità selettiva

    L'ufficio decide chi vede cosa, per singola cartella e per singolo documento. Gli accessi possono avere una scadenza: concluso l'incarico o il progetto, l'utente esterno smette di vedere i file.

  5. Notifiche e registro

    Caricamenti e download generano avvisi agli interessati. Il registro conserva l'elenco completo delle operazioni, con utente e momento, pronto da consultare per controlli interni o per ricostruire uno scambio.

Come funziona

Dallo spazio al registro, in quattro passaggi

Ogni passaggio ha un responsabile e lascia traccia, così l'ufficio sa sempre a che punto è lo scambio.

  1. 01

    Spazio

    L'ufficio apre uno spazio dedicato a un servizio, a un progetto o a un singolo fornitore e abilita gli utenti con il ruolo adatto.

  2. 02

    Caricamento

    Il file viene depositato, controllato su formato, dimensione e versione, affidato a un responsabile e protetto dalla sua impronta hash.

  3. 03

    Condivisione

    Si sceglie chi può vedere ogni cartella o documento e per quanto tempo; gli interessati ricevono l'avviso del nuovo caricamento.

  4. 04

    Tracciamento

    Caricamenti e download restano nel registro delle operazioni, che l'ufficio può consultare in qualsiasi momento per ricostruire chi ha fatto cosa.

Lavora con

My Cloud e le altre soluzioni EntiPa

Lo scambio dei documenti si appoggia ai servizi comuni della piattaforma e affianca le soluzioni di interoperabilità.

Domande frequenti

Domande frequenti su My Cloud

Che cos'è un software di condivisione documenti per Comuni come My Cloud?

My Cloud è la soluzione della piattaforma EntiPa, sviluppata da Oesis, che offre al Comune spazi riservati per scambiare documenti con fornitori e professionisti. Ogni file viene verificato al caricamento, protetto da un'impronta crittografica e reso visibile solo agli utenti autorizzati. Tutte le operazioni restano in un registro consultabile dall'ufficio.

In cosa è diverso dall'invio di allegati via e-mail o da un cloud generico?

Con la posta elettronica i documenti finiscono in caselle personali e non c'è controllo su versioni e accessi. My Cloud assegna ogni file a un responsabile, ne calcola l'hash per dimostrarne l'integrità, limita la visibilità per cartella e documento con eventuali scadenze e registra ogni caricamento e download. È pensato per il rapporto tra ente e soggetti esterni, non come archivio personale.

Come accedono fornitori e professionisti esterni?

Il Comune crea uno spazio per il fornitore, il progetto o l'ufficio interessato e abilita gli utenti esterni con un ruolo dedicato. Ciascuno vede soltanto le cartelle e i documenti che l'ufficio gli ha aperto, e l'accesso può avere una data di scadenza. Quando arriva un nuovo file, gli interessati ricevono un avviso.

I documenti sono al sicuro? My Cloud è qualificato ACN?

My Cloud fa parte di EntiPa, la piattaforma SaaS di Oesis qualificata ACN; Oesis è certificata ISO 9001, ISO/IEC 27001, 27017 e 27018. La piattaforma separa i dati per ente, profila gli accessi per servizio e azione e tiene traccia di chi consulta cosa. A questo My Cloud aggiunge l'impronta crittografica di ogni documento.

Chi si occupa di attivazione e formazione degli utenti?

Oesis segue direttamente analisi, configurazione degli spazi e dei ruoli, eventuale migrazione dei dati, formazione degli operatori e assistenza. Non ci sono intermediari: l'ente ha un unico interlocutore per My Cloud e per tutte le altre soluzioni EntiPa attivate.

Vuoi mettere ordine negli scambi con i fornitori?

Ti mostriamo My Cloud su un caso reale del tuo ufficio: spazi, permessi, impronte e registro, configurati sulle tue esigenze.

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